Совместный проект
Интеллектуальная инфраструктура
Умный офис: как будем работать в эпоху интеллектуальной инфраструктуры

Если очевидная цель создания «умного дома» – обеспечение бытового комфорта и интеграции с различными развлекательными медиа-устройствами, то какую цель преследует офисная автоматизация?

Что представляет собой автоматизированный смарт-офис, разбираемся с экспертом месяца Дмитрием Вареновым, начальником отдела программных решений компании «АйТеко».

Термин «умный дом» давно уже вошел в обиход и более не вызывает недопонимания: большинство людей, даже не имеющих технического образования, осознают, что за ним, как правило, стоит некая домашняя автоматизация, позволяющая управлять и получать данные с устройств, в том числе бытовых приборов. А вот с термином «умный офис» до недавнего времени сталкивались немногие.

Между тем, это все тот же, как и «умный дом», частный случай применения IoT (Internet of Things, Интернет вещей), но преследующий иные цели. И если для дома во многом определяющим фактором является комфорт обитателей, то для офиса все несколько сложнее.

Корпоративный мир не склонен легко поддаваться очарованию появляющихся на рынке новых технологий. Здесь требования к внедрению автоматизации основываются прежде всего на выгоде для бизнеса от внедрения подобных решений, включая появление возможности централизованного – как административного, так и технического – управления.

Это призвано упростить жизнь специалистам административно-хозяйственных подразделений, а также снизить расходы на содержание и обслуживание инженерной инфраструктуры.

Офисная автоматизация подразумевает внедрение специфических для бизнеса сервисов. Их состав и варианты интеграции в единое корпоративное информационное пространство могут варьироваться в зависимости от сферы деятельности компании, регламентов информационной безопасности и внутреннего устава организации.

Оказывать влияние на выбор могут как отсутствие фиксированных рабочих мест сотрудников и удаленная работа с доступом к внутренней офисной инфраструктуре, так и жесткая ролевая модель доступа к определенному типу ресурсов. Отметим ключевые востребованные на сегодня сервисы, подпадающие под концепцию «умного офиса».

Инструментарий совместной работы подразумевает внедрение продуктов и решений, обеспечивающих возможность согласования документов без необходимости их локального редактирования сотрудником и отправки видоизмененного документа дальше по цепочке согласования.

Этот подход значительно ускоряет процесс работы с документацией, исключая простои в работе, связанные с пересылкой и очередностью его изучения всеми задействованными сотрудниками.

Он может быть использован и с целью повышения уровня информационной безопасности за счет централизованного хранения, версионности документов и исключения возможности сохранения каких-либо версий и черновиков на рабочих станциях сотрудников.

Дополнительно может быть обеспечено хранение данных в зашифрованном виде с регламентированным доступом согласно внедренной на уровне корпоративного регламента ролевой моделью сотрудников и в соответствии с присвоенным им уровнем доступа.

Коммуникационные сервисы во многом сопряжены с инструментарием совместной работы. В зависимости от требований компании формируется единое коммуникационное решение, интегрирующее в себе возможность общения посредством мгновенных сообщений.

Как правило, в основе таких решений лежит протокол XMPP, позволяющий организовывать внутренние чат-группы и списки рассылки, ориентированные на конкретное подразделение внутри компании.

Голосовое общение на уровне программных решений VOIP сопряжено с возможностью последующей интеграции и взаимодействия с программно-аппаратными системами ВКС различных производителей.

В отдельных случаях для проведения конференций и совещаний ключевых руководителей могут использоваться системы телеприсутствия.

Электронная почта как корпоративный инструмент еще сохраняется, но при наличии более совершенных систем перестает быть ключевым инструментом взаимодействия.

«Плавающие» рабочие места и удаленная работа сотрудников получают всё большее распространение. На сегодняшний день многие компании начинают практиковать организацию офисного пространства не на кабинетной основе, а так называемого open space.

Однако зачастую в рамках open space пространства за сотрудником не закреплено постоянное рабочее место, что вынуждает его начинать рабочий день с ноутбуком в руках в поисках свободного стола.

Такой подход негативно сказывается на настроении сотрудников и даже может быть потенциально опасным с точки зрения информационной безопасности, к примеру, в случае размещения в одном пространстве сотрудников разного ранга и с разными уровнями доступа к данным.

При таком подходе необходимо не только обеспечить комфорт работы сотрудников, но и максимально снизить возможность утечки важных данных (а, возможно, и коммерческой или технической тайны) из компании.

Помимо этого, во многих компаниях растет число сотрудников, работающих дистанционно. Согласно опросам аналитиков, более трети респондентов (34% из числа высших руководителей организаций) планируют перевести на удаленную работу до 50% штатных сотрудников.

Оптимальным вариантом решения этих проблем видится внедрение технологии VDI (Virtual Desktop Infrastructure) и миграция рабочих мест пользователей в виртуализованную среду, что позволит достичь хороших результатов.

Централизованное управление рабочими местами пользователей, сокращение времени подготовки РМ для нового сотрудника или восстановление работоспособности сокращается до 3-5 минут и не требует присутствия инженера ИТ-службы на рабочем месте сотрудника.

Благодаря регламентированию действий пользователей на рабочем месте (к примеру, при отправке на печать документов с определенным грифом, подключении периферийных устройств, копировании данных на сменные носители) обеспечивается их эффективный контроль.

Расходы на рабочие станции сотрудников благодаря их замене на тонких клиентов (под которыми подразумеваются компьютеры или программа-клиент, переносящие все или большую часть задач по обработке информации на сервер) сократятся.

Централизованное хранение данных с возможностью шифрования исключит необходимость хранения каких бы то ни было данных непосредственно на рабочем месте сотрудника.

При этом будет обеспечен доступ до виртуализованного рабочего места с любого тонкого клиента в офисе и любого мобильного устройства под управлением операционных систем Android и IOS. 

Помимо оптимизации личной окружающей среды сотрудника, немаловажна и энергетическая эффективность. Для крупного бизнеса энергоэффективность становится все более значимым фактором, напрямую связанным с ростом числа сотрудников, а, следовательно, и офисного пространства.

Внедрение датчиков и систем управления освещением, системами кондиционирования, офисной техникой потенциально могут привести к экономии электроэнергии на 20 – 30%.

Интересные примеры подходов демонстрируют специалисты Массачусетского технологического университета, с целью повышения энергоэффективности разработавшие систему учета людей при отопления полупустых офисных зданий, которая регулирует уровень систем отопления в зависимости от присутствующих в офисе сотрудников и их расположения.

Кроме того, ими разрабатывается система, позволяющая создавать собственный микроклимат для каждого сотрудника.

Надеемся, в обозримом будущем большинству из нас доведется работать именно в умных компаниях и жить в умных домах умных, а главное безопасных, городов, на умной планете Земля.

Поделитесь:

Еще про Интеллектуальную инфраструктуру

4
«Умная» автоматизация в масштабах мегаполиса

Какие «урбанистические» технологии сегодня востребованы; какие элементы smart city внедряются, делая жизнь горожан удобнее, безопаснее и комфортнее; как создается новая философия совместного – на основе полноправного партнерства власти и населения – управления городами? Поговорим о роли ИТ в развитии городской среды, проектировании и эксплуатации городских объектов, включая транспорт, логистику, экологию и общественную безопасность.

Читать
1
Управление жизненным циклом систем в ИТ-инфраструктуре

О применении систем автоматизации и централизованного управления жизненным циклом Linux-систем в инфраструктуре организаций рассказывает Дмитрий Варенов, начальник отдела программных решений компании «АйТеко».

Читать
Фокус
следующего месяца
Аналитика больших данных
Эксперт темы
Алексей Заславский
Директор департамента систем управления информационными сервисами «Витте Консалтинг» (ГК «АйТеко»)